DSpace como herramienta para un repositorio de documentos administrativos en la Universidad Nacional Experimental del Táchira

Abstract

Los repositorios de documentos digitales administrativos permiten a una organización o institución gestionar su producción de manera automatizada. Este artículo tiene como objetivo describir, grosso modo, una propuesta para implementar un Repositorio de Documentos Administrativos en la Universidad Nacional Experimental del Táchira (REDAUNET) mediante la herramienta DSpace. La metodología para desarrollar la propuesta incluyó: a) un diagnóstico en la Universidad a través de un cuestionario electrónico para conocer qué y cómo se preservan los documentos administrativos; y, b) el diseño del repositorio para la catalogación y preservación de los documentos a partir del software Dspace, adecuado con las leyes del estado venezolano y la normativa de la Universidad. Los resultados indican que el REDAUNET cuenta con seis tipos de documentos administrativos (actas, constancias, memorandos, oficios, resoluciones y jurídicos) que contienen metadatos para identificar y localizar dichos documentos correctamente. Asimismo, se generó una documentación para la instalación, mantenimiento y desarrollo de la plataforma de software REDAUNET. Este artículo constituirá un aporte al área de repositorios digitales, sobre todo, en el ámbito administrativo y será un modelo para que las instituciones gestionen y preserven sus documentos.

The administrative digital document repositories allow an organization or institution to manage an automated production. This article aims to describe, roughly, a proposal to implement a Repository Administrative Documents in The Universidad Nacional Experimental del Táchira (REDAUNET) by DSpace tool. The methodology for developing the proposal included: a) a diagnosis at the University through a questionnaire to know what and how to preserve administrative documents, and b) the design of the repository for cataloging and preservation of documents from DSpace software suitable with Venezuelan state laws and regulations of the University. The results indicate that the REDAUNET has six types of administrative documents (acts, records, memos, official letters, resolutions and legal) that contain metadata to identify and locate these documents properly. It also created a documentation for installation, maintenance and development of software platform REDAUNET. This article will provide a contribution to the area of digital repositories, especially in the administrative and be a model for institutions to manage and preserve their documents.